为规范学生代办费的管理，根据教育部、市教委有关精神，结合天华学院的实际情况，对学生代办费的收取、使用、多退少补的公示制度特制定如下管理办法。
一、建立由分管教学院长总负责，相关部门教务处、学生处、财务处领导责任制，落实专人负责的三级管理体制。
二、依据教育部文件的有关精神：“民办学校为学生在校学习期间提供方便而代收代管的费用，应遵循学生自愿，据实收取，及时结算，定期公布的原则”。学生代办费的收取由教务处牵头，核定下一学年代办费收取内容和标准，财务处按标准向每个学生收取代办费，单独核算，专款专用，未交清的及时通知学生处催交。
三、学生代办费的使用范围：学生学习使用的各类教材、实习用具实际价格；为配合教材学习，教师自编或组织的辅导材料成本费等。
1、学生用的教材及相关资料（含实习用具），由教务处牵头，与各系确定下一学年各类教材及数量，并确定专人负责征订。教材的征订必须与供货单位签订合同，合同除标明品名、单价、数量、质量、金额、送货时间等，还必须附带教材的售后服务包括不符质量及时调换，一个月之内可退回多余书等条款。财务按合同、教材验收单和发票的金额付款。教务处应指定专人对每一个学生和教师使用教材和教材结存数（数量、金额）进行登记与汇总。汇总表经主管领导审批后交财务处进行帐务处理。
2、为配合教材学习，教师自编或组织的资料按成本价记入代办费。操作程序：各系填制申请单→教务处领导批准交文印室→文印室印制后核算成本（计算到每个学生）一式三份，一份返回各系、一份交财务处、一份作为扣除每个学生代办费依据。
四、代办费的结算
财务处与教务处每学期必须定期核对代办费的收、支、存。教材的结存数必须与财务帐帐、帐实一致。每学年结束，由教务处向每个学生提供代办费使用清单，并进行公示。财务处负责对每个学生代办费进行多退少补清算，结余款直接打入每个学生的银行卡或由学生辅导员负责分发给每一个学生。
五、关于教材的采购及财务管理办法
1、教材采购部门提供合同和发票。管理教材人员提供验收单，经主管领导批准后由财务处负责付款，并进行专项核算。
2、财务处按教材的原价进行收、付、存专项核算，所有教材的损耗、毁损以及多余部分全部由教材供应商负责。学院不承担任何购书成本。
六、其他收费问题
上海市教委有关文件规定：“向新生发放学生手册、学生证、图书卡、体锻卡等各类证、册、卡不得收费，遗失后补办的可按成本收费。不得向新生收取心理测试、招生、体检费用。”天华学院应该严格按照此精神执行。本学期开学以来，对学生遗失的学生证和校徽等应由学生处按规定向学生收取成本费。

2005年10月10日